RPAとは
RPA（Robotic Process Automation）とは、業務や事務作業などのプロセスを自動化する技術およびツールです。PCベースで定型的かつ繰り返し行われる作業内容を自動化することで、業務効率を向上させるために利用されます。
RPAは、従来人間が行っていたデータ入力、処理、転送などを自動で行うことに優れており、さまざまな業務分野で効果を発揮します。これにより、業務効率の向上だけでなく、人件費などのコスト削減にもつながります。
従来からプログラミングによる業務や作業の自動化システムは存在していましたが、専門的なプログラミング技術が必要でした。しかし、RPAは専門知識がなくても比較的簡単に導入できるという点で、従来の自動化システムとは異なります。RPAの導入により、単純作業はRPAに任せ、人間はより創造的な業務に集中できるようになり、生産性の向上が期待されます。
RPAでできることとは
RPAはデジタルデータを取り扱います。その特性上、RPAが得意とすることは、データ入力や転記といった反復的で定型的なデータ処理です。さらに、処理プロセスがルール化されており、条件が明確な場合には処理が分岐する業務にも対応できます。RPAは、複数の異なるアプリケーションや業務システム（会計システムや受発注システムなど）間でのデータ連携も得意です。もちろん、ロボットなので大量のデータを高速で処理することができ、24時間365日の稼働も可能です。夜間に大量のデータ処理をRPAで行い、そのアウトプットを人間がより創造的な業務に活用することもできます。RPA活用の課題、課題解決に有効なRPAの選び方に関しては以下の記事にて詳しく解説しています。
RPAができる業務
RPAの導入により、自動化できる業務と人的作業を軽減できる業務としては、次のようなものがあります。
１．受注リスト転記
顧客からのメールや専用の受注フォームを通じて受け取った受注情報を、社内の受注管理システムや会計システムに転記する業務は、RPAで自動化することで業務処理を効率化できます。取り扱うデータが定型的で例外処理がほぼないため、業務の90～100%を自動化することが可能です。
２．在庫確認
在庫確認とは、実在庫数と帳簿上の在庫数を定期的にチェックし、在庫確認報告書を作成する業務です。この業務はほぼ自動化が可能であり、RPAを活用することで効率化が図れます。ただし、在庫数に不一致が発生する場合には、人による確認作業が必要です。そのため、RPAを導入することで約80～95%の在庫確認業務を自動化することができます。これにより、在庫管理の精度と効率が大幅に向上します。
３．請求書発行
請求書の作成・発行業務は、基本的にRPAが得意とする分野であり、ほぼ完全に自動化することが可能です。ただし、企業によっては、特定の取引先に特別な割引が適用され、割引率が異なる場合や、特別な支払条件がある場合があります。そうしたイレギュラーには人的な対応が必要になることがあるため、RPAによる自動化の割合は80～90%程度となるでしょう。RPAの導入により、請求書作成・発行業務の効率化が期待できます。
４．入金確認
入金確認業務とは、銀行の入金データと社内の入金予定データを照合する業務です。このデータ照合はRPAの得意分野であり、RPAを活用することで効率化が図れます。ただし、金額に不一致が発生した場合、RPAだけでは対処できず、必ず人による確認が必要となります。このように、入金確認業務の自動化率は80～90%程度が妥当と考えられます。RPAを導入することで、入金確認業務の効率を大幅に向上させることができますが、完全な自動化は難しいため、人の目による確認が不可欠です。
５．勤怠チェック
勤怠システムやタイムカードのデータを収集し、必要なフォーマットに変換して、勤怠管理システムや給与計算システムに転記する作業は、RPAを活用することで自動化が可能です。ただし、タイムカードの押し忘れを確認する作業などは人的対応が必要です。また、企業によっては承認プロセスに人が関与する場合もあります。このような場合を考慮すると、RPAで自動化できることの割合は約70〜85%です。
６．競合の価格リサーチ
競合他社のWebサイトから価格情報を収集し、それを所定のフォーマットにまとめる業務であれば、RPAを使ってほぼ100%自動化が可能です。ただし、一般的には単に競合他社のWebサイトから価格を収集するだけでなく、RPAを活用して得たデータに基づいて一定の考察を加え、上司に報告することが多いです。これを価格リサーチの一部と捉えると、RPAによる自動化割合は50～70%程度になるでしょう。
７．入札公告情報の集約
自治体や官公庁が公開する入札情報（入札公告）を各機関のWebサイトから収集し、情報をまとめる作業は、ほぼ100%RPAで自動化できることができます。さらに、収集・集約した入札公告情報を営業担当者にメールで送信するプロセスも完全に自動化することが可能です。RPAを活用することで、これらのプロセスの自動化率は100%に達するでしょう。RPAの導入により、入札情報の収集やメール送信などの業務が効率化されるため、業務負担が大幅に軽減されます。
８．メールの配信
メールの配信にはさまざまなタイプがあり、その自動化の程度はメールのタイプによって異なります。基本的に、宛先の選択、件名や本文の入力はRPAで自動化が可能です。そのため、RPAを使えば、メールDMのように定型文のメールを特定の範囲のメールアドレスに送信する作業は100%自動化できます。ただし、個別対応が必要なメールは自動化しない方が良いでしょう。
請求書業務に関しても、RPAで自動化できることが多いですが、請求書をメール添付で取引先に送る作業は間違いがあってはならないため、最終的な送信処理は手動で行うケースが多々あります。
９．日報の集約
たとえば、RPAを活用して日々の営業日報を整理・集約し、部門長にメール送信する作業を自動化することは、90～100%可能です。
RPAでできない業務
逆に、RPAにはできない、あるいは苦手な業務としては、以下のようなものが挙げられます。
１．人の判断が必要になる業務
RPAは事前にプログラムされたルールに基づいてデータを処理することが得意です。しかし、RPAのできることには限界があり、複数の要因を考慮した複雑な判断や意思決定、または状況に応じて柔軟に最適な選択肢を選ぶような、人間の判断が必要な業務はできません。
２．ルールがない複雑な業務
一定のルールはあるものの、予期せぬエラーが頻繁に発生したり、ルールを逸脱する状況が多い業務では、例外処理を行う必要があるため、RPAでできることには限界があります。
３．手書き文字や画像を解析する業務
RPAはデジタルデータを扱うのが基本なので、RPA自体には手書き文字を認識する機能はありません。また、画像そのものを解析することもできないため、画像処理を必要とする業務をRPA化することはできません。つまり、非構造化データはそのままではRPAで自動化できないということです。
さらに、上記の3つのポイントに加えて、機密情報を扱うような高度なセキュリティが求められる業務については、たとえRPAによる処理が技術的に可能であっても、RPAで自動化することは推奨されません。
どこまでRPA化すべきか
これまで見てきたように、RPAには得意なこととそうでないことがあり、自動化することで弊害が生まれる業務もあります。そのため、RPA化できるかどうかだけでなく、RPA化すべきかどうかを判断することも重要です。具体的な業務に対して、どこまでRPAでできることを増やすべきかについて見ていきます。
発注作業
製品を発注する際のプロセスには、取引先からの見積書の取得、社内のマスターデータとの照合、照合結果が良好であれば発注システムや会計システムとデータ連携し、発注書を作成してメールで送信するという流れがあります。このプロセスはほぼRPAで自動化が可能です。
ただし、プロセス全体をRPAで完全に自動化すると、エラーによる誤発注のリスクが高まります。そのため、最後の「発注書の送信（メール送信）」部分はRPA化せず、人がチェックして送信することが望ましいです。
金銭が絡む取引に関する業務処理では、すべてをRPAに任せるのではなく、人が介在する余地を残すことが重要です。RPAを活用することで効率化を図りつつ、人のチェックを組み合わせることで、リスクを最小限に抑えることができます。
メール配信作業
メール配信も同様です。件名や本文の作成、送信先メールアドレスのピックアップ、メールの送信を完全に自動化することが可能です。したがって、ニュースレターの配信やメールDMなど、RPAを活用することで、万が一不備があっても重大なミスになり得ないタスクは、効率化のために完全自動化することが望ましいです。しかし、発注書のメール配信や請求書の送付など、重要なメールについては、RPAを使用せずに手動で確認しながら送信することが重要です。
RPAのメリットとデメリット
RPAのメリットとデメリットは、以下のようなものが挙げられます。
メリット
RPA導入の主なメリットは、生産性の向上です。RPAはロボットなので、1日24時間、1年365日、休むことなく業務を遂行できます。データ処理において人間の処理能力よりも高速であり、大量のデータも迅速に処理できる点です。
また、データ処理の精度が非常に高いことが挙げられます。人的なミスが発生せず、一貫性のある高品質な作業が担保されます。
さらに、RPAの導入により、人件費などのコスト削減も期待できます。人の作業が減ることで、残業代などの人件費を削減できる可能性があります。
RPAの適用業務範囲を徐々に拡大していけば、コスト削減のメリットもさらに大きくなることが見込まれます。
さらに、RPAを導入するためには、業務そのものを定型化する必要があります。これにより、業務の標準化が進むというメリットもあります。
デメリット
RPAのデメリットとしては、導入・運用のコスト、技術的な課題、セキュリティリスクの3つが挙げられます。
RPAを導入する際、イニシャルコストやランニングコストが発生します。しかし、RPAが対応できる業務範囲が広がるほど、コストパフォーマンスが向上するため、中長期的にはコストはデメリットでなくなる可能性があります。
技術的な課題としては、基幹システムとの連携が必要な場合、追加の開発やカスタマイズが必要になることがあります。また、システムに変更があった場合、それに伴ってRPAのシナリオを修正する必要が生じます。これに対応できる技術が必要になることもデメリットの一つです。
最後に、セキュリティリスクというデメリットがあります。セキュリティリスクがある機密情報を扱うRPAの利用は避けるべきです。しかし、やむを得ずRPAを利用する場合、機密情報を扱う際のルール作りや運用の責任者を明確にするなど、適切な体制を整える必要があります。
このように、RPAにはデメリットも存在しますが、適切な対策を講じることで、RPAの導入による効果を最大限に引き出すことができるでしょう。
RPAツール「WinActor」の優位性
丸紅情報システムズが取り扱っているRPAツール「WinActor」は、NTTアドバンステクノロジ株式会社が開発した純日本製のRPAツールです。Windows環境下で、さまざまなデスクトップアプリケーションやWebアプリケーションの操作を自動化することができます。純日本製であるため、サポートやマニュアルなどもすべて日本語で提供され、インターフェースも扱いやすいといった特徴があります。さらに、日本での導入実績も豊富で、国内のRPA市場におけるシェアはトップクラスです。ユーザーが多い分、ナレッジの蓄積も膨大で、RPAの使用上の疑問などもすぐに解消できます。
また、WinActorは直感的な操作性にも優れています。シナリオの作成にあたっては、プログラミングなどの知識がなくても、画面録画機能によって簡単に構築することが可能です。またシナリオの編集についても、ドラッグ&ドロップの簡単操作で行えます。
さらに互換性の高さもWinActorの特徴で、Windowsの標準アプリケーションに対応していることはもちろん、レガシーシステムを含む古いシステムにも対応しているので、会社のシステムが古い場合でも利用可能です。
丸紅情報システムズでは、独自の無償サポートサービスを提供しています。1つ目はeラーニングの提供です。導入企業において、一人でも多くの方にRPAを使いこなしていただくために、オリジナルのeラーニングに加え、ユーザー向けの勉強会や、関連セミナーのアーカイブも利用可能です。
2つ目はスタートアップ向けの技術支援の提供です。オンライン定例会や運用に関する相談など、RPA導入の各段階で多面的にサポートします。
3つ目はWinActorに精通した専任技術者による回数無制限のQAサポートです。RPAの運用に関する疑問や問題を迅速に解決します。
4つ目は独自開発したライブラリの提供です。これにより、標準機能では実現できないことを可能にし、シナリオの安定化、処理の高速化、開発効率の向上などのメリットを受けられます。
WinActorは、柔軟なライセンス体系を持ち、小規模であればPC1台から導入可能です。スモールスタートで始めて、徐々に拡大することができ、無駄なく必要性に応じたRPAの活用が可能です。
WinActor お役立ち資料
本記事に関連する資料をダウンロードいただけます。
